Wat u kunt vinden in de Handleiding Projectadministratie ESF+
3 minuten 17-05-2023, laatst bijgewerkt op 17-05-2023 16:05De handleiding is bedoeld als hulpmiddel voor u als aanvrager om te voldoen aan de regels die gelden voor de projectadministratie in de programmaperiode 2021-2027. In de handleiding projectadministratie (HPA) wordt aangegeven hoe de projectadministratie kan worden ingericht, welke administratieve verplichtingen er gelden en welk bewijsmateriaal nodig is om de subsidiabiliteit van de kosten aan te tonen.
Als u de aanwijzingen in de handleiding opvolgt tijdens het uitvoeren van de projectadministratie, wordt er voldaan aan de verplichtingen uit de subsidieregeling. Eigen invulling en afwijking is mogelijk, zolang u kan verklaren dat er aan de verplichtingen van de subsidieregelingen wordt voldaan.
In het eerste hoofdstuk vindt u de deelnemersadministratie. De deelnemersadministratie is zoals u weet een belangrijk deel van de ESF-projectadministratie. Het doel van het voeren van de deelnemersadministratie is aantonen welke deelnemers subsidiabel zijn en welke activiteiten en resultaten zijn verricht per deelnemer. U moet tijdens de administratie rekening houden met de volgende checklist:
- ESF-deelnemersbestand;
- BSN-rapportage conform format;
- Wijze van prestatieonderbouwing.
In het tweede hoofdstuk vindt u de belangrijke informatie in het kader van uren/inzet verantwoording van de medewerkers. De drie methoden van verantwoording die hier worden beschreven zijn:
- Urenregistratie;
- Addendum;
- Addendum in combinatie met de VCV-methodiek.
In het volgende hoofdstuk ‘De financiële projectadministratie’ krijgt u inzicht in de gerealiseerde kosten, inkomsten, de verrichte betalingen en de wijze waarop inkomsten en uitgaven aan het project worden toegerekend. Zowel de financiële informatie als de deelnemersadministratie wordt gebruikt om te laten zien welke kosten wel en niet subsidiabel zijn in de einddeclaratie.
Alleen de kosten die direct verband houden met het project en noodzakelijk zijn komen in aanmerking voor subsidie. U moet hierbij opletten dat het daadwerkelijk om gemaakte en betaalde kosten gaat. De kosten moeten vóór de eindcontrole zijn betaald. De kosten die voor subsidie in aanmerking komen, kunnen worden onderverdeeld in de volgende categorieën:
- Directe loonkosten;
- Kosten voor externe diensten;
- Plaatsingssubsidie.
De categorieën worden verder aan u uitgelegd in de handleiding.
U bent als aanvrager van de subsidie verplicht om tijdens het aanbesteden aan de Europese en nationale wet- en regelgeving voor aanbestedingen en eerlijke concurrentie te voldoen. Daarom wordt er in hoofdstuk 6 van de handleiding aandacht besteedt aan de aanbesteding- en marktconformiteit. De regels beschreven in dit hoofdstuk zijn gebaseerd op de aanbestedingswet 2012 en de Gids Proportionaliteit. Het hoofdstuk staat in het kader van de verschillende procedures en de bijhorende drempelbedragen.
Uw project wordt gerealiseerd aan de hand van bijdrages van de Europese Unie. In ruil voor deze financiële steun wil de Europese Unie graag haar naam terugzien. U bent daarom als begunstigde verantwoordelijk voor een aantal publiciteitsverplichtingen. Deze verantwoordelijkheden en verplichtingen zijn beschreven in hoofdstuk 7 van de handleiding.
De laatste twee hoofdstukken van de handleiding hebben betrekking op de bewaarplicht en de omgang met persoonsgegevens. U bent als aanvrager verantwoordelijk voor de bewaarplicht van de projectadministratie tot 31 December 2036 vanaf het moment dat de controle op de einddeclaratie is afgerond en de subsidies zijn vastgesteld en gedeclareerd bij de Europese Commissie. Het is belangrijk dat u de juiste maatregelen neem om te voldoen aan de bewaarplicht.
Het UVB controleert of subsidies op een rechtmatige en doelmatige manier worden verstrekt. Daarvoor worden persoonsgegevens verwerkt. U zal de deelnemers van het project hier over moeten informeren volgens de AVG.
Vragen?
De Kenniskamers heeft een eigen ESF vraagbaak. Wij zijn via diverse kanalen te bereiken. Tijdens kantooruren (09:00 – 17:00) zijn wij bereikbaar via de chat-functie op onze website www.dekenniskamers.nl. U voert een online gesprek met één van onze adviseurs. Daarnaast zijn wij bereikbaar via ons e-mailadres vragen@dekenniskamers.nl of telefonisch via 085 – 06 04 002.
Wilt u op de hoogte blijven van nieuws over ESF? Wij publiceren met regelmaat actualiteiten rondom ESF op onze website www.dekenniskamers.nl en ter aanvulling onze speciaal ontwikkelde website ten behoeve van de regeling ESF+: www.esf.plus.nl. Op onze ESF+ website treft u ook een vraagbaak met veel gestelde vragen rondom deze regeling.