Digitalisatie van uw ESF Plus-administratie

5 minuten 22-07-2022

Met de nieuwe ESF+ regeling voor de deur maken de arbeidsmarktregio’s (AMR) zich op om de eerste subsidieaanvragen in te dienen van de nieuwe ESF+ regeling. De AMR’s bereiden zich nu voor om de projectadministratie weer zorgvuldig in te richten. AMR’s zien dit vaak als een grote administratieve last. De werkwijze van De Kenniskamers kenmerkt zich, doordat het zich altijd inzet om de administratieve last voor de klant zo veel als mogelijk te beperken. Dit doet De Kenniskamers door werkzaamheden uit handen te nemen, processen te vereenvoudigen en waar mogelijk te automatiseren. En sinds kort ook door de ontwikkeling van de ESF Plus App. 

Vereenvoudig uw ESF-administratie met onze ESF Plus App

De Kenniskamers zet haar vele jaren kennis en ervaring in om de administratie van ESF Plus-projecten te digitaliseren en processen te automatiseren. Hiervoor ontwikkeld De Kenniskamers de online ESF Plus App, waarin de ESF Plus-subsidieverantwoording geregistreerd wordt. De ESF Plus App van De Kenniskamers heeft een aantal belangrijke pijlers:

  • Realtime inzage in de realisatie van uw ESF Plus-project;
  • De app legt niet alleen de focus op de realisatie van het project, maar ook op de kwaliteit van de prestatieverantwoording;
  • De prognoses van de realisatie over de projectperiode bieden de mogelijkheid om adequaat te sturen gedurende de projectperiode;
  • De ESF Plus App wordt ingericht op basis van de geldende ESF Plus regelgeving.

Voor een succesvol ESF Plus-project is een juiste inrichting en invulling van de projectadministratie van belang. De ESF Plus App van De Kenniskamers biedt de mogelijkheid om het project geheel volgens het projectplan in te richten. De betrokken uitvoerders van het ESF Plus-project hebben te allen tijde inzage in de realisatie van het project en de deelprojecten. Daarnaast biedt het systeem afzonderlijk, per samenwerkingspartner inzage in de realisatie. 

Gestructureerde verwerking van gegevens

Door de inzet van de ESF Plus App wordt de kwaliteit van de prestatieverantwoording verhoogd door op een gestructureerde wijze gegevens op te vragen. Gegevens worden afhankelijk van de afspraken met de klant periodiek opgevraagd doormiddel van geautomatiseerde notificaties naar de betrokken uitvoerder of casemanager. 

Naast het gestructureerd aanleveren van de prestatieverantwoording, hebben bevoegde uitvoerders de mogelijkheid om in een besloten gedeelte van de ESF Plus App externe kosten aan te leveren. Dit kan door de totale bewijslast te uploaden. Onze adviseurs controleren vervolgens de aangeleverde bewijslast waarna deze wordt opgenomen in de realisatie. 

Vereenvoudigde Caseload Verantwoording methodiek (VCV)

In onze vorige blog las u dat in de eerste periode van de ESF+ regeling de VCV-methodiek gehanteerd blijft. De ESF Plus App van De Kenniskamers beschikt over de functionaliteit om de caseloads op basis van werkelijke loonkosten te berekenen. De ESF Plus App berekent per peilmoment de realisatie en zal op basis hiervan prognoses maken over de gehele projectperiode. 

Simplified Cost Option methodiek (SCO)

De ESF Plus App van De Kenniskamers zal voorbereid worden op de nieuw te gebruiken methodiek die naar verwachting vanaf de tweede aanvraagperiode in gebruik wordt genomen. De SCO-methodiek maakt gebruik van vaste tarieven per deelnemer per maand om de realisatie van een caseload te berekenen. 

De verwachting is dat er wel een SCO-methodiek toegepast mag worden voor het loon van de casemanager. Dit wordt nog onderzocht door Uitvoering van Beleid en zal na een akkoord ook opgenomen worden in de ESF Plus App. Hierdoor verwachten wij dat er geen loongegevens meer opgevraagd moeten worden bij HRM van de klant. Dit is een vereenvoudiging van de administratie. 

Monitoring gedurende ESF+ projectperiode

Binnen de ESF Plus App van De Kenniskamers worden door de adviseurs van De Kenniskamers periodiek steekproeven uitgevoerd. Op basis van de gemaakte afspraken met de klant worden de betrokken uitvoerders binnen de steekproef gevraagd om prestatieverantwoordingen op regelniveau aan te leveren. Het doel van deze steekproeven is het meten van de kwaliteit van de prestatieverantwoording waarbij patronen of omissies die effect hebben op de realisatie op tijd geconstateerd worden. Door tijdige sturing van de adviseurs van De Kenniskamers zal het effect op de realisatie beperkt zijn. 

Een bewezen werkwijze tijdens de eindcontrole

Tijdens de eindcontrole van de tweede tranche van ESF 2014-2020 heeft De Kenniskamers een test uitgevoerd met een eigen ontwikkelde Controle App. De steekproefregels van Uitvoering van Beleid werden ingelezen in de app waarna Uitvoering van Beleid de controle op afstand kon uitvoeren. Per steekproefregel werd door de AMR de prestatieverantwoording digitaal aangeleverd waarna Uitvoering van Beleid middels een chat binnen de app kon communiceren met de adviseur van De Kenniskamers en de betrokken casemanager.

De Kenniskamers implementeert de functionaliteiten uit de Controle App in de nieuwe ESF Plus App. Uitvoering van Beleid kan de controles dan volledig digitaal uitvoeren, een bewezen werkwijze die door Uitvoering van Beleid als zeer prettig is ervaren. De controleur van Uitvoering van Beleid krijgt toegang tot de ESF Plus App en voert de controles op regelniveau uit. De controleur stelt op regelniveau vragen, waarna een adviseur van De Kenniskamers samen met de betrokken casemanager zorgt voor een complete verantwoording van de steekproefregel. Binnen de ESF Plus App zal het mogelijk zijn voor Uitvoering van Beleid om een export te maken van de volledige controle, inclusief de bijbehorende communicatie op regelniveau.

ISO-certificering

De Kenniskamers hecht veel waarde aan privacy en gaat zorgvuldig om met gegevens van haar klanten. De Kenniskamers doorloopt op dit moment het proces van een ISO27001 certificatie om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van gegevens te waarborgen. 

Vragen of wenst u meer informatie?

Heeft u naar aanleiding van dit blogartikel vragen, of heeft de ESF Plus App van De Kenniskamers uw interesse gewekt? Wij staan uw graag te woord via info@dekenniskamers.nl of 085 – 06 04 002.